jueves, 12 de junio de 2014
miércoles, 11 de junio de 2014
2° Parcial! ¡
¨Normas que
rigen una empresa¨
TIPOS DE
EMPRESA.
De
abastecimientos y suministro –servicios (luz, servicios funerales)
Empresas de
construcción y trabajos públicos y privados
construcción o transformación de
algún inmueble.
NORMAS.
Necesidades
de establecer y movilizar un código de
ética.
La
administración corporativa debe poner mayor énfasis en la efectividad de la administración.
DEPENDENCIAS
LEGALES QUE RIGEN LA EMPRES
1. Secretaria de Relaciones exteriores.
2. Notario público.
3. Secretaria de hacienda y crédito
público.
4. Gobierno municipal.
5. Secretaria de salud.
6. IMSS
7. Institución bancaria
8. Sistema de información
9. Secretaria de economía
10.
Secretaría
del trabajo y prevención.
EJEMPLO DE SOLICITUD DE PRESTAMOS (BIBLIOTECA)
Departamento__________ FOLIO______
__________________________ ______________________
NOMBRE DEL SOLICITANTE TIPO DE DOCUMENTO
______________________ ____________________________________
N° TELEFONICO NOMBRE Y CLAVE
___________ _____________________
N° DE FOJA NUMERO DE LEGAJOS
:________________________ ____________________
FECHA DE SALIDA FECHA DE ENTREGA
____________________ ___________________________
FIRMA DE ENTREGA FIRMA DE RECIVIDO
OBSERVACIONES:_______________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
__________________________ ______________________
NOMBRE DEL SOLICITANTE TIPO DE DOCUMENTO
______________________ ____________________________________
N° TELEFONICO NOMBRE Y CLAVE
___________ _____________________
N° DE FOJA NUMERO DE LEGAJOS
:________________________ ____________________
FECHA DE SALIDA FECHA DE ENTREGA
____________________ ___________________________
FIRMA DE ENTREGA FIRMA DE RECIVIDO
OBSERVACIONES:_______________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES DE EMPRESAS, INSTITUCIONES, COMPAÑIAS O SOCIEDADES
1.- Cuando el titulo aparece una coma el nombre permanece igual, no sufre ninguna alteración ni transposición
2.- Cuando el titulo es el nombre completo de un individuo (nombre de pila y apellido), se invierte el nombre y el resto de la razón social se escribe a continuación debe hacerse tarjeta d referencia
3.- Si el titulo aparece las conjugaciones y, o, e, o el símbolo & preposiciones como de, sobre, por, contra p bien artículos como las, el, la, etc, permanece igual no sufre ninguna tranposicion
4.- Si aparece un articulo al inicio del titulo (the y el, la los las) o también la expresión compañía o su abreviatura (CIA, CO)
5.- Cuando en el titulo aparece una palabra genérica: zapatería, farmacia, restorán, restaurante, o restaurant, sala de belleza, etc., no sufre ninguna transposición siempre y cuando se tenga uno o dos expedientes dentro de la gaveta; por si el numero dentro de expediente excede de los 5, la palabra genérica se escribe al final del nombre
6.- El nombre de sociedades, corporaciones e instituciones o cualquier nombre raro o extranjero que no se ingles se escribe tal como aparece y así se archiva
7.- Cuando una palabra termina en "S" seguida o precedida de apostrofe (s') o s, posesivo en ingles permanece tal y como esta la razón social
8.- Cuando hay títulos de empresas o instituciones con nombres iguales, se considera la dirección para decidir el orden alfabético
9.- Cuando un firma o institución utiliza siglas, estas se consideran palabras escritas completas. Cuando no son muy usuales, para mayor claridad se recomienda escribir el nombre completo debajo de la sigla entre paréntesis. se debe hacer tarjetas de referencia
10.- cuando el nombre de una firma o razón social aparece dos o mas letras, cada una se considera comunidad de archivo
2.- Cuando el titulo es el nombre completo de un individuo (nombre de pila y apellido), se invierte el nombre y el resto de la razón social se escribe a continuación debe hacerse tarjeta d referencia
3.- Si el titulo aparece las conjugaciones y, o, e, o el símbolo & preposiciones como de, sobre, por, contra p bien artículos como las, el, la, etc, permanece igual no sufre ninguna tranposicion
4.- Si aparece un articulo al inicio del titulo (the y el, la los las) o también la expresión compañía o su abreviatura (CIA, CO)
5.- Cuando en el titulo aparece una palabra genérica: zapatería, farmacia, restorán, restaurante, o restaurant, sala de belleza, etc., no sufre ninguna transposición siempre y cuando se tenga uno o dos expedientes dentro de la gaveta; por si el numero dentro de expediente excede de los 5, la palabra genérica se escribe al final del nombre
6.- El nombre de sociedades, corporaciones e instituciones o cualquier nombre raro o extranjero que no se ingles se escribe tal como aparece y así se archiva
7.- Cuando una palabra termina en "S" seguida o precedida de apostrofe (s') o s, posesivo en ingles permanece tal y como esta la razón social
8.- Cuando hay títulos de empresas o instituciones con nombres iguales, se considera la dirección para decidir el orden alfabético
9.- Cuando un firma o institución utiliza siglas, estas se consideran palabras escritas completas. Cuando no son muy usuales, para mayor claridad se recomienda escribir el nombre completo debajo de la sigla entre paréntesis. se debe hacer tarjetas de referencia
10.- cuando el nombre de una firma o razón social aparece dos o mas letras, cada una se considera comunidad de archivo
REGLAS PARA CLASIFICAR NOBRES DE UNA PERSONA
1.- Los nombre se clasifican alfabéticamente comparando la primera unidad de cada nombre, letra por letra. La segunda unidad se tiene en cuenta solamente cuando la primera unidad es idéntica a la otra, la tercera unidad se considera solamente cuando las primeras como las segundas son iguales.
2.- El nombre de una persona se divide en : nombre de pila y apellidos. Para ordenar alfabéticamente los nombres de personas, se colocan primero los apellidos y luego los nombres de pila, separándolos con una coma; a esto de le llama transposición
3.- Si antes de apellido aparece una inicial, se toma como parte del nombre de pila
4.- Si el apellido es igual en varios nombres, la siguiente letra o palabra nos servirá de base para ordenar
5.- Si antes del apellido aparecen las partículas: d, del, de la, de los, de las, etc, se inicia la inversión desde el primer apellido a un cuando las partículas aparezcan en mayúsculas
6.-Si el nombre de pila y el apellido son iguales la letra o nombre diferentes nos servirá de clave para ordenar
7.- Si el nombre propio tiene, además la abreviatura de su profesión, grado militar o eclesiástico, o la expresión de padre, hijo, junior (Jr.) se escribe esta abreviatura después de la inversión correcta entere paréntesis
8.- Si antes del primer apellido aparece vocablos extranjeros como: VO, VAN, DER, FITZ, D, DA, O', se hace la inversión a partir de dicho vocablo
9.- en los países de habla hispana, el nombre de la mujer casada o viuda esta compuesto por nombre de pila, su apellido de soltera, seguido de la preposición de o de la palabra viuda (VBA) y por ultimo el apellido del esposo.
para archivarlos se invierte el nombre tomando como base el apellido de soltera por que este es el que legalmente se reconoce. Solo en caso de que el apellido de soltera indicado con una letra, se tomara en cuenta el apellido de el esposo
10.- Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se considerara entonces la dirección como base para su ordenación, en el siguiente orden: ciudad, territorio o país; calle o avenida y numero de casa o edificio. Los números se consideraran en estricto orden numerico
2.- El nombre de una persona se divide en : nombre de pila y apellidos. Para ordenar alfabéticamente los nombres de personas, se colocan primero los apellidos y luego los nombres de pila, separándolos con una coma; a esto de le llama transposición
3.- Si antes de apellido aparece una inicial, se toma como parte del nombre de pila
4.- Si el apellido es igual en varios nombres, la siguiente letra o palabra nos servirá de base para ordenar
5.- Si antes del apellido aparecen las partículas: d, del, de la, de los, de las, etc, se inicia la inversión desde el primer apellido a un cuando las partículas aparezcan en mayúsculas
6.-Si el nombre de pila y el apellido son iguales la letra o nombre diferentes nos servirá de clave para ordenar
7.- Si el nombre propio tiene, además la abreviatura de su profesión, grado militar o eclesiástico, o la expresión de padre, hijo, junior (Jr.) se escribe esta abreviatura después de la inversión correcta entere paréntesis
8.- Si antes del primer apellido aparece vocablos extranjeros como: VO, VAN, DER, FITZ, D, DA, O', se hace la inversión a partir de dicho vocablo
9.- en los países de habla hispana, el nombre de la mujer casada o viuda esta compuesto por nombre de pila, su apellido de soltera, seguido de la preposición de o de la palabra viuda (VBA) y por ultimo el apellido del esposo.
para archivarlos se invierte el nombre tomando como base el apellido de soltera por que este es el que legalmente se reconoce. Solo en caso de que el apellido de soltera indicado con una letra, se tomara en cuenta el apellido de el esposo
10.- Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se considerara entonces la dirección como base para su ordenación, en el siguiente orden: ciudad, territorio o país; calle o avenida y numero de casa o edificio. Los números se consideraran en estricto orden numerico
REFERENCIAS PARA NOMBRES DE INDIVIDUOS
Los documentos perteneciente a un individuo pueden ser solicitados de una manera distinta a como están archivados. Para facilitar la localización de los mismos se recomienda establecer referencias.
Esto es ordenar el nombre de la persona diferente a la indicada en las reglas de alfabetización.
Esta referencia se hace en tarjetas y formara parte de un índice con catalogo auxiliar.
1.- Escribir en la parte superior de la tarjeta el nombre bajo el cual podría se solicitado el documento
2.- Escribir la palabra "BAC" en la siguiente línea
3.- Al lado, escribir el nombre bajo el cual están archivados los documentos
4.- Marcar una X en el extremo superior derecho
Se recomienda la referencia para nombres acompañados de títulos religiosos, títulos con nombres de mujeres casadas o cuando el apellido podría confundirse con un nombre de pila
Esto es ordenar el nombre de la persona diferente a la indicada en las reglas de alfabetización.
Esta referencia se hace en tarjetas y formara parte de un índice con catalogo auxiliar.
1.- Escribir en la parte superior de la tarjeta el nombre bajo el cual podría se solicitado el documento
2.- Escribir la palabra "BAC" en la siguiente línea
3.- Al lado, escribir el nombre bajo el cual están archivados los documentos
4.- Marcar una X en el extremo superior derecho
Se recomienda la referencia para nombres acompañados de títulos religiosos, títulos con nombres de mujeres casadas o cuando el apellido podría confundirse con un nombre de pila
CUESTIONARIO
1.-¿Menciona la diferencia que existe entre correspondencia enviada, recibida e interna?
R= correspondencia enviada: es la que emite a compañías externas
recibida: es la que llega de empresas externas
interna: es la que incluye correspondencia entre departamentos de la empresa
2.-Enumera 5 ejemplos de correspondencia que podrían se eliminados en vez de archivarlos
R= folletos, carteles, invitaciones, periódicos y revistas
3.-¿Por que es importante saber cuando fue recibida la correspondencia?
R= para proporcionar un control en la correspondencia
4.-¿Cual es el objetivo de las iniciales de autorización para archivar?
R= autorización para archivar un documento
5.-Menciona los pasos para el archivo de la correspondencia
R= inspección, clasificación, codificación, distribución y archivo
6.-¿Que factores pueden influir en la exactitud de una clasificación?
R= por el nombre del membrete, por el nombre de la persona, por el nombre de quien firma la carta, asunto, por el numero asignado, por la fecha...
7.-¿Que significa codificar?
R= el hecho de escribir de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia recibe el nombre de codificar
8.-En que consiste el cuarto paso del procedimiento de archivo, denominado distribución
R= consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo los cuales son: letras, números, tema y fecha
9.-¿Cuando se debe hacer y marcar una referencia cruzada en un documento?
R= cuando un documento puede solicitarse de varias formas, se deberá ser una referencia cruzada
10.-Menciona dos componentes (conceptos importantes) para conformación de un expediente
R= en cada expediente no deben guardarse mas de 100 documentos , los documentos deben remendarse con cinta engomada
R= correspondencia enviada: es la que emite a compañías externas
recibida: es la que llega de empresas externas
interna: es la que incluye correspondencia entre departamentos de la empresa
2.-Enumera 5 ejemplos de correspondencia que podrían se eliminados en vez de archivarlos
R= folletos, carteles, invitaciones, periódicos y revistas
3.-¿Por que es importante saber cuando fue recibida la correspondencia?
R= para proporcionar un control en la correspondencia
4.-¿Cual es el objetivo de las iniciales de autorización para archivar?
R= autorización para archivar un documento
5.-Menciona los pasos para el archivo de la correspondencia
R= inspección, clasificación, codificación, distribución y archivo
6.-¿Que factores pueden influir en la exactitud de una clasificación?
R= por el nombre del membrete, por el nombre de la persona, por el nombre de quien firma la carta, asunto, por el numero asignado, por la fecha...
7.-¿Que significa codificar?
R= el hecho de escribir de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia recibe el nombre de codificar
8.-En que consiste el cuarto paso del procedimiento de archivo, denominado distribución
R= consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo los cuales son: letras, números, tema y fecha
9.-¿Cuando se debe hacer y marcar una referencia cruzada en un documento?
R= cuando un documento puede solicitarse de varias formas, se deberá ser una referencia cruzada
10.-Menciona dos componentes (conceptos importantes) para conformación de un expediente
R= en cada expediente no deben guardarse mas de 100 documentos , los documentos deben remendarse con cinta engomada
CONFORMACION DE EXPEDIENTES
1) Nomas de 100 documentos.
2) El material debe de estar bien organizado dentro de los expedientes para que no se deterioren.
3) No se deben utilizar sujeta papeles (clips, ganchos o alfileres) para sujetar documentos.
4) Al retirar un expediente de la gaveta se debe agarrar de la parte media no por la cejilla.
5) Los documentos rotos deben remendarse con una cinta engomada transparente.
6) Si los documentos son de tamaño menor al usual se deben pegar en un papel tamaño carta cuidando que no quede oculto ningún contenido del documento.
Esta dedicada a la gestión de los documentos que respaldan las actividades de la organización, a fin de que la evidencia y la información que contienen pueda ser recuperadas de manera mas eficiente.
La vinculación de la gestión de documentos, con la gestión de la información y del conocimientos hace patente en la relación que mantiene con la política, la estrategia y los procesos de negocio de la organización.
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