Los documentos perteneciente a un individuo pueden ser solicitados de una manera distinta a como están archivados. Para facilitar la localización de los mismos se recomienda establecer referencias.
Esto es ordenar el nombre de la persona diferente a la indicada en las reglas de alfabetización.
Esta referencia se hace en tarjetas y formara parte de un índice con catalogo auxiliar.
1.- Escribir en la parte superior de la tarjeta el nombre bajo el cual podría se solicitado el documento
2.- Escribir la palabra "BAC" en la siguiente línea
3.- Al lado, escribir el nombre bajo el cual están archivados los documentos
4.- Marcar una X en el extremo superior derecho
Se recomienda la referencia para nombres acompañados de títulos religiosos, títulos con nombres de mujeres casadas o cuando el apellido podría confundirse con un nombre de pila
No hay comentarios:
Publicar un comentario